Територіальне управління Державної судової адміністрації України в місті Києві

Аналіз стану обліково-статистичної роботи в

Територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в місті Києві та районних судах міста Києва

за І півріччя 2015 року

Відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про територіальні управління Державної судової адміністрації України, затвердженого наказом ДСА України від 05.04.2011 № 82 та на виконання плану роботи Територіального управління Державної судової адміністрації України в місті Києві (далі – Управління), сектором організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій (далі - Сектор) проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Управлінні та районних судах міста Києва.

Управлінням здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.

Робота Сектора здійснювалась відповідно до наказів, доручень Голови Державної судової адміністрації України, піврічних планів роботи Управління, Сектора, затверджених начальником Управління.

Протягом І півріччя 2015 року Управлінням здійснювались заходи з методично-навчальної роботи. Працівники Сектора постійно надавали методичні рекомендації працівникам апаратів судів щодо ведення діловодства та архіву, порядку заповнення документів первинного обліку справ і матеріалів у судах, складання і подання звітів про стан розгляду справ і матеріалів.

Спеціалістами Сектора проводиться контроль за оновленням веб – сторінок загальних місцевих судів міста Києва, постійно оновлюється інформація про Управління, яка розміщена на веб - порталі "Судова влада України".

З метою виконання суддями вимог Закону України «Про доступ до судових рішень» та постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 № 740 (зі змінами) Управлінням протягом звітного періоду, вживалися заходи по забезпеченню суддів та працівників апаратів електронними цифровими підписами, тому копії судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, на сьогоднішній день направляються всіма районними судами міста Києва.

На виконання плану роботи Управління за І півріччя 2015 року було проведено комплексне вивчення стану діловодства та архіву в Оболонському та Подільському районних судів міста Києва.

Під час перевірки, значна увага приділялась таким аспектам як: організація роботи канцелярій суду, ведення первинного обліку, стану обліково-статистичної, архівної та обліково-кодифікаційної роботи суду та питанню ведення загального діловодства, дотримання вимог ДСТУ 4163-2003, обліку та зберігання речових доказів, належного підтримання судом усіх програмно-технологічних засобів, відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.

За результатами вивчення працівниками Управління складено відповідні довідки, копії довідок були направлені відповідному суду для обговорення на оперативних нарадах та усунення встановлених недоліків.

Статистичні звіти по підсумкам роботи за 2014 рік приймалися в січні 2015 року відповідно до графіка. У квітні було зведено квартальну звітність за формами № 1-Л,1-1-ОП, 10.

При автоматичному формуванні квартальних звітів незручності виникали у районних судах міста Києва, які згодом з оновленнями КП «Д-3» розробниками були усунуті. Взагалі, як свідчать результати перевірок судів спеціалістами Управління та результати здачі звітів місцевими загальними судами, одним із важливих критеріїв автоматичної побудови звітності є своєчасне та правильне заповнення обліково-статистичних карток. Звіти за І квартал 2015 року в цілому формувалися судами автоматично.

Всі районні суди міста Києва ведуть облік справ та матеріалів з моменту їх надходження. Тобто заповнюваність КП «Д-3» в кожному суді складає 100 %. Але із-за доопрацювання форм звітності розробниками в період здачі звітів, а також враховуючи неправильне заповнення пунктів обліково-статистичних карток, річні звіти про розгляд справ місцевим загальним судам прийшлось рахувати у «напівавтоматичному» режимі, при цьому КП «Д-3» була задіяна більш як джерело даних, ніж як програма для розрахунку судової статистики.

Існують і об’єктивні причини, які зумовлювали погіршення якості здачі звітів судами: часта зміна шаблонів звітів (майже у кожній формі звітів тричі змінювалися шаблони); відсутність УЛК до оновлених форм звітів(УЛК до деяких форм звітності скеровувалися лише після подачі Управлінням зведеного звіту до ДСА України).

У ході приймання звітів районних судів міста Києва за 2014 рік мали місце логічні, арифметичні та технічні зауваження. Крім того, працівниками, відповідальними за підготовку звітів у судах, не перевірялася або не в повному обсязі перевірялась достовірність внесених даних.

Звіти, які подаються після виправлення помилок, повинні містити дату зміни звіту. На жаль, майже всі, хто вносив зміни до звітів, залишали першу дату подання звіту.

Звіти в паперовому вигляді надавались в некоректно роздрукованому вигляді, непридатному для використання в роботі. В комп’ютерній програмі «Д-3» не повністю налаштовано друк звітів тому потрібно зберігати до файлу типу «Exsel» і власноручно виставляти параметри друку.

Також при прийнятті звітів у районних судах міста Києва було виявлено ряд недоліків. Найбільш поширеними помилками залишаються такі:

1) Cтатистичні звіти за формою № 1 та 1-1:

· під час обліку матеріалів кримінального провадження не враховується порядок відображення справ та осіб при перекваліфікації злочину;

· невірно вказуються виправдані особи (виправданими вважаються особи, які виправдані за всіма статтями. Якщо ж особу за однією статтею виправдали, а за іншою засудили, то застосовується правило перекваліфікації);

· неправильно зазначаються заняття засуджених на момент вчинення злочину;

· невірно вказуються міри покарання;

· майже єдиною основною помилкою звіту № 1-Л залишається той факт, що у разі надходження до суду кримінальної справи щодо обвинувачення особи за кількома статтями Кримінального кодексу України, одна з яких 209 чи 209-1, або 306 КК України, облік ведеться завжди за статтями 209, 209-1, 306 КК України. Це саме правило розповсюджується на випадок, коли санкції статей 209, 209-1, 306 КК України є нижчими за санкції інших статей Кримінального кодексу України, що пред'являються обвинуваченням;

· - залишки на кінець попереднього звітного періоду не відповідали залишкам на початок звітного періоду по всім формам;

· - в деяких судах була виявлена нерівність між показниками звітів за формами № 1,1-1 та № 1-1-ОП.

Не дивлячись на всі складнощі, звіти за 2014 рік про розгляд справ районними судами міста Києва та квартальні звіти було подано Управлінням своєчасно згідно з затвердженим графіком.

Звіти за І півріччя 2015 року будуть прийматися спеціалістами Управління з 3 по 9 липня 2015 року

27 травня та 18 червня 2015 року було проведено нараду з керівниками апаратів районних судів міста Києва. На нараді оборювались питання щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, підготовки до формування статистичної звітності за І півріччя 2015 року, відправки судових повісток у вигляді SMS- повідомлень , запровадження проекту «Електронний суд».

Висновки, пропозиції та рекомендації

В цілому стан обліково-статистичної роботи районних судів міста Києва знаходиться на належному рівні, виявлені недоліки усуваються в робочому порядку, постійно ведеться робота по підвищенню знань працівників суду, що займаються судовою статистикою, систематично проводяться перевірки знань працівників, відповідальних за складання статистичних звітів.

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне керівникам апарату місцевих загальних судів рекомендувати:

· Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку, вчасності здачі секретарями судових засідань справ до канцелярії суду;

· Постійно контролювати достовірність та правильність внесення до КП «Д-3» працівниками апарату суду інформації щодо розгляду судових справ та матеріалів з метою недопущення неточностей та помилок при складанні статистичного звіту в автоматичному режимі;

· Головним спеціалістам з інформаційних технологій постійно проводити навчання, надавати методичну допомогу працівникам апарату суду як користувачам КП «Д-3»;

· Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України „Про судоустрій і статус суддів”;

· Напередодні звітних періодів обов’язково проводити заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, Методичних рекомендацій щодо заповнення форм звітності про розгляд судами справ, а також процесуального законодавства, знання якого суттєво впливає на якість підготовки звітів.

Пропозиції.

1. З метою часткового вирішення зазначених вище проблем не повинні втрачати своєї актуальності навчання, заняття, семінари та стажування з метою фахового навчання, удосконалення та оновлення знань та умінь, підвищення кваліфікації працівників апаратів районних судів міста Києва, які відповідають за ведення судової статистики та діловодства на місцях.

2. З метою вдосконалення автоматизованої системи документообігу повинна проводитись спільна робота районних судів міста Києва з представниками Державного підприємства "Інформаційні судові системи", Державної судової адміністрації України та Управління, в тому числі, шляхом подання зауважень та пропозицій з роботи КП "Д-3" судами до Управління та центру технічної підтримки програмного забезпечення.

Завідувач сектору організаційного забезпечення

діяльності судів, судової статистики

та інформаційних технологій Н.В. Кіча